4.

LA CIRCULAR

CONCEPTO : Es una comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirgida a varios destinatarios.

PARTES

• DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.
• NÚMERO O REFERENCIA: La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.
• DESTINATARIO: A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.
• ASUNTO (opcional): Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos
• TEXTO: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar intercalación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos; debe ir siempre en modo justificado. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

EJEMPLO

3.

LA CONSTANCIA

CONCEPTO: Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

• CONSTANCIA DE PAGO: Sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato puede ser una factura, una boleta, un tiquete, entre otros.
• CONSTANCIA DE ALUMNO REGULAR: Sirve para constatar que una persona es un alumno o estudiante regular de una institución educacional, es decir que asiste regularmente a clases y está debidamente registrado.

Las constancias se entienden como un documento escrito mediante el cual se deja asentado, de manera expresa y fehaciente, la opción y efecto de un hecho.

PARTES

• MEMBRETE: Generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.
• TÍTULO DEL DOCUMENTO: Se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.
• TEXTO: Es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.
• LUGAR Y FECHA: En esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras.
• FIRMA: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.
• SELLO: Impresión que se estampa en el documento

EJEMPLO

2.

EL MEMORANDO

CONCEPTO :Es la forma de comunicación interna más usada. Se utiliza para evitar la alteración de instrucciones o procedimientos entre las diferentes oficinas  de una misma empresa, o para comunicación entre el jefe y sus subalternos. Sus características son: brevedad, claridad, precisión y cortesía. El memorando debe dirigirse a la persona, no al cargo que ocupa. Quien lo remite debe identificarse con su nombre y cargo y debe firmar al final. También se utiliza para hacer llamados de atención escrita a los trabajadores.

Generalmente, los memorandos se elaboran en hojas membreteadas, se recomienda utilizar dos copias: el original para el destinatario y la copia para el archivo de la empresa

PARTES

1. ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla
2. MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.
3. CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora.
4. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha
5. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúscula sostenida el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.
6. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúscula el nombre de la dependencia productora.
7. ASUNTO: Constituyen la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresar en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
8. TEXTO: Se escribe en una línea entre renglones de a 2 entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando solo un asunto por memorando.

EJEMPLO

1.

EL ACTA

CONCEPTO: Es un documento escrito en el que consta lo sucedido en una reunión.

PARTES

1. MEMBRETE: Es la identificación de la empresa. En él va: Nombre de la empresa, NIT, Dirección, Teléfono o Fax, E-mail, Página web y Logotipo.
2. TÍTULO: Es el nombre de la reunión.
3. NÚMERO: Toda acta debe llevar un número que debe ser consecutivo para el control.
4. FECHA: Es el día, mes y año en que se elabora el acta.
5. HORA: Se debe escribir la hora de inicio y la hora de finalización de la reunión.
6. LUGAR: Es el sitio donde se llevará a cabo la reunión.
7. ASISTENTES: Se deben registrar los nombres completos y cargo de todos los presentes teniendo en cuenta el orden de importancia. Si son muchos, se escriben seguidos y se separan por comas.
8. AUSENTES: Se escriben los nombres de los que debían estar en la reunión y no asistieron, tengan excusa o no.
9. ORDEN DEL DÍA: Se registran los temas a tratar en la reunión en orden de importancia.
10. DESARROLLO: Se toma tema por tema y se hace una explicación de cada una.
11. CONVOCATORIA: Finalizada la reunión se debe organizar una nueva fecha y hora.
12. FIRMAS: El acta debe ir firmada por todos los asistentes en orden de importancia.

EJEMPLO

Integrante

DANIEL STYVEN GONZALEZ OROZCO

9-04

PROFESORA:  NORALBA JAIMES

INSTITUTO TECNICO NACIONAL DE COMERCIO

BUCARAMANGA , 04 DE AGOSTO DE 2014

TECNICAS DE OFICINA